As novas regras da LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – afetam absolutamente as empresas que trabalham utilizando dados do consumidor. Quando falamos das redes de coworkings, por se tratar de um modelo de negócio alternativo, existem algumas dúvidas a serem esclarecidas.

A lei LPGD, de forma geral,  regulamenta o uso de dados de pessoas físicas pelas empresas e cria regras claras sobre como as organizações devem coletar, armazenar e compartilhar as informações dos usuários. A maior de suas mudanças até agora é o controle que as pessoas têm sobre seus próprios dados.

A lei LGPD

A palavra chave do texto é transparência. Ele visa aumentar a privacidade dos dados pessoais e o poder das entidades reguladoras para fiscalizar as organizações. Dessa forma, todo o processo de compartilhamento de dados se torna além de tudo mais seguro para ambas as partes.

Com grande influência do GDPR – General Data Protection Regulation – a lei brasileira nos coloca no grupo de países adequados na proteção à privacidade dos cidadãos quanto ao uso da internet e todas as empresas precisam se adequar a ela para continuar suas atividades, assim como aconteceu com o Código de Defesa do Consumidor há anos atrás.

As empresas que não cumprirem todos os requisitos necessários poderão sofrer multas altíssimas, que chegam até a 2% de seu faturamento e se limitam a R$50 milhões por infração. Por isso, é de extrema importância que todas as organizações tomem os cuidados necessários como:

• conhecer os dados;
• gerenciar as informações;
• utilizar as medidas de segurança corretas;
• documentar os dados coletados;
• atualizar-se constantemente.

Como a lei funciona para coworkings

Assim como a todas as outras empresas, os espaços de trabalho compartilhados chamados de coworkings precisam se adequar às novas normas. Algumas pessoas podem se surpreender com isso, dado ao fato de que a maioria dos clientes são também organizações.

No entanto, assim como as pessoas físicas, as pessoas jurídicas também precisam de proteção e são respaldadas pela lei. Afinal de contas, em casos de MEI e ME – Microempreendedor Individual e Microempreendedor – os dados da empresa podem se fundir ao dos sócios.

Como isso funciona na prática?

É bastante comum que em espaços de trabalho compartilhados a coleta de dados seja feita através do cadastro do cliente, que serve de base para a redigir o contrato de utilização dos serviços utilizados. A partir da vigência das normas da LGPD isso deverá ser feito apenas sob autorização do cliente.

Deverão também ser explicados a ele todos os fins para os quais os dados fornecidos serão utilizados, por quanto tempo irá tratá-los, como serão armazenados e como poderão ser acessados pelo titular. A forma mais  prática de fazer isso, é redigir um termo de consentimento no momento do preenchimento do cadastro com todas essas informações

Junto a isso, se faz necessário explicar também que os dados não se resumem aos documentos necessários no cadastro, e nem tampouco se resumem a informações digitais cadastradas em planilhas ou em banco de dados de softwares. A lei protege todas as formas de compartilhamento indevidos, até mesmo de arquivos de áudio e imagem.

É comum a existência de câmeras de segurança nos espaços coworkings para atender ao interesse das empresas e garantir a segurança dos clientes. O controlador destes também deve estar ciente da lei e só poderá abrir para terceiros mediante a autorização dos titulares.

É interessante deixar claro também que o que acontece dentro das estações de trabalho compartilhadas é de responsabilidade de seus proprietários. Logo, é dever destes a fiscalizar as atividades de todos os usuários contra atividades criminosas, o que se estende a vazamento de dados.

Uma ação simples de prevenção contra isso é a disponibilização das políticas da empresa ao novo coworker, no ato da contratação.

A implementação dos processos de LGPD não é algo inalcançável, e nem necessita de um investimento muito alto. Por isso, a sua empresa deve se adequar à lei se quiser continuar suas atividades. O mundo está se tornando digital, e para torná-lo mais seguro, você também precisa fazer a sua parte.

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