Estratégias para melhorar a gestão empresarial são sempre importantes, não importa o porte ou tempo de existência do empreendimento. Grandes marcas que já estão presentes no mercado há muito  tempo podem se beneficiar dessa melhoria tanto quanto um pequeno negócio que acabou de abrir as portas.

Por isso é que hoje o tema do nosso artigo é o método PDCA, uma ferramenta já conhecida e importante para a melhoria dos processos de uma empresa e suas aplicações. Afinal de contas, é dessa melhoria que vai depender a sobrevivência do seu negócio em momentos de crise.

Bora lá?

O que é o método PDCA?

Em simples palavras, o método PDCA é um sistema de gestão que busca aprimorar a qualidade dos processos em projetos empresariais, independentemente do porte da organização. Envolve não só o empreendedor, mas também funcionários, clientes, fornecedores e outros parceiros de negócio.

Quando criado, em 1920, era conhecido como Ciclo Shewhart, em homenagem ao seu criador, e contava apenas com 3 passos que eram realizados de forma contínua, um seguido do outro: especificação, produção e inspeção. De lá para cá, é claro que passou por algumas adaptações para conseguir se encaixar na sociedade atual.

Hoje em dia é reconhecido como uma das ferramentas mais eficazes no aprimoramento contínuo das operações empresariais e na resolução de problemas. O nome, inclusive, vem das 4 etapas seguidas.

P – (Plan) – Planejamento

D – (Do) – Execução

C – (Check) – Verificação
A – (Act) – Ação

Vamos falar um pouco mais sobre cada uma delas?

Planejamento

Essa é a primeira fase do ciclo e talvez a mais complexa. Isso porque ela  demanda a habilidade de identificar tendências no seu setor, os gargalos da sua empresa  e de planejar as próximas ações com base nessa projeção.  É nessa etapa também que o gestor e a sua equipe estabelecem as metas do ciclo e o objetivo principal.

É importante fazer isso com atenção, porque quanto melhor e mais assertivo for o planejamento, maiores serão as chances de atingir as metas. Sendo assim, nesta fase é interessante se adiantar e pensar em soluções para  problemas comuns que podem surgir ao longo do processo.

Para isso, indicamos algumas ferramentas, como Diagrama de Ishikawa, Gráfico de Pareto e 5W2H que vão auxiliar nesta etapa. 

Execução 

Depois de identificar todos os problemas e estabelecer as suas metas, chega a hora de executar. É aqui que o plano de  ação é colocado em prática de acordo com o planejamento feito anteriormente, e claro, com monitoramento para evitar possíveis erros.

Mas antes de dar início a essa etapa, é importante que todo o seu quadro de colaboradores envolvidos, ou seja, todos os funcionários que são de alguma forma relevantes para o processo, seja treinado e educado para executar tudo conforme o planejado. Ou tudo terá sido em vão.

Não é incomum encontrar obstáculos no meio do caminho e eles podem impedir a execução do processo  planejado. Quando isso acontecer, você vai precisar voltar à fase do planejamento e verificar os motivos da falha. Mas se a execução seguir conforme o previsto, já pode partir para a terceira fase do ciclo e estudar os resultados.

Verificação

Assim que colocar o planejamento em ação, já é possível e viável iniciar a verificação, monitorando integralmente os processos e cada atividade para ter certeza de que tudo está acontecendo conforme planejado.  É aqui que você vai fazer a verificação e avaliação do desempenho da equipe e ajustar algumas ações para a próxima etapa do ciclo.

Ação 

Essa é a última etapa, e  caso o planejamento tenha atingido todas as metas que você estabeleceu, o que resta é aplicar o plano de ação. No entanto, se no final do ciclo você ainda identificar falhas, talvez seja a hora de analisar o que está impedindo o alcance das suas metas. 

Quando usar o PDCA?

Você pode usar o PDCA em diversas situações dentro da sua empresa, é uma ferramenta que abrange diversos setores. Pode ser aplicado para aprimoramento de processos, criação de novos produtos ou implantação de novos padrões de funcionamento, por exemplo. E não tem problema em utilizar o ciclo várias vezes até que os seus resultados sejam satisfatórios.

Entendeu a importância? Então é hora de aplicar o método no seu negócio e colher os resultados. E para mais dicas e conteúdos como esse, siga as redes sociais da Smart Coworking.

Até mais!